Haal méér uit je ATS: analyseer jouw sollicitatiefunnel met chatgpt.
Heel wat ATS-systemen zijn vandaag goed in het verzamelen van sollicitaties. Maar wat als je meer wil weten dan alleen het aantal binnengekomen kandidaten? Wat als je écht wil snappen waar je funnel hapert of net wel werkt?
Voor één van onze klanten wilden we net dat: analyseren hoe een campagne presteerde, niet alleen op instroomniveau, maar ook op tussentijdse stappen in het selectieproces. Alleen… dat bleek in hun ATS makkelijker gezegd dan gedaan.
Heb je 4 minuten? Dan legen we je graag uit hoe we dat probleem aanpakten bij Doorstep👇
Meer inzicht in je sollicitaties? Je ATS weet meer dan je denkt
ATS-systemen (Applicant Tracking Systems) zijn essentieel om sollicitaties te beheren. Maar als HR-professional wil je méér dan instroomcijfers. Je wil weten:
-
Waar haken kandidaten af?
-
Hoeveel tijd zit er tussen sollicitatie en eerste contact?
-
Hoe presteren je verschillende rekruteringscampagnes écht?
En net daar wringt het schoentje: de meeste ATS-systemen bieden geen gedetailleerde analyse van sollicitatiestatussen 🤯
De frustratie: data wél aanwezig, maar niet bruikbaar
Voor een van onze klanten wilden we de kwaliteit van hun instroom analyseren na een intensieve recruitment marketingcampagne. De vraag: “In welke fase haken kandidaten af?”
Het probleem: het ATS kon dit niet zomaar tonen.
Onze opties?
-
Elk profiel manueel openen en bijhouden welke stappen ze doorliepen
-
Of data exporteren via PDF, 50 kandidaten per keer (!)
Met meer dan 500 sollicitaties in twee maanden werd dit een administratieve nachtmerrie 😣
Slimmer werken met ChatGPT in HR: data-extractie uit PDF
Bij Doorstep geloven we in We Don’t Wait And See. Dus gingen we zelf aan de slag met ChatGPT om PDF’s van het ATS te laten analyseren. We schreven een gerichte prompt die onder andere dit vroeg:
“Elke keer als een pagina begint met ‘sollicitantenoverzicht’, start de info van een nieuwe kandidaat. Haal per kandidaat volgende info uit de PDF en zet ze in aparte kolommen: Sollicitatie ID, Sollicitatiedatum, Telefoon, E-mail. Voeg ook kolommen toe voor alle mogelijke sollicitatiestatussen (New Application, CV Screening, Testing, …) en vul die met de juiste datum per status wanneer die voorkomt in het overzicht.”
👇 Welke sollicitatiestatussen herkende het systeem?
-
New Application
-
CV screening
-
Video Interview
-
Testing
-
Live Interview
-
Waiting for Bootcamp
-
Disqualification No Email
-
Requisition Closed
Het resultaat? Een bruikbare Excel waarin elke sollicitant overzichtelijk stond. Mét de juiste datum bij elke fase. We bespaarden letterlijk een halve dag manueel werk én gaven de klant inzichten waar hun ATS zelf niet in voorzag.
Wat vindt Doorstep?
“We bespaarden letterlijk een halve dag manueel werk én gaven de klant inzichten waar hun ATS zelf niet in voorzag.”
Zaakvoerder bij Doorstep
Wat je moet weten voor je ChatGPT gebruikt voor HR-data
Was het plug-and-play? Nee. We moesten nog enkele belangrijke stappen nemen:
- Prompten rond GDPR en privacy: data mocht niet doorstromen naar het publieke AI-model
- Prompten over datum- en getalnotaties in Excel
- Dubbele entries detecteren en verwijderen
- Steekproeven nemen om datakwaliteit te garanderen
Inzichten die er écht toe doen
Door data slim te structureren, kon onze klant:
- Zien waar kandidaten afhaken
- Bottlenecks in het selectieproces blootleggen
- Kwaliteit van instroom per campagnekanaal evalueren
- Gerichte optimalisaties voorstellen voor toekomstige campagnes
Wat we hieruit leerden
Of je nu met honderden sollicitaties werkt of gewoon beter wil begrijpen hoe je selectieproces écht loopt, deze aanpak biedt een aantal concrete lessen:
- Je ATS vertelt niet alles, maar je data heeft het wel in zich
- Met slimme AI-tools zoals ChatGPT kan je verborgen inzichten ontsluiten
- Mits de juiste prompts (en controle!), kan je veel manueel werk automatiseren
- Zo neem jij weer de regie over je eigen selectieproces
Conclusie
Recruitment marketing stopt niet bij clicks of sollicitaties. Wat er daarna gebeurt in je selectieproces is minstens even belangrijk, maar helaas vaak verborgen terrein.
Met tools zoals ChatGPT én een kritische blik op je data, kan je inzichten blootleggen die je helpen om niet alleen méér, maar ook bétere kandidaten aan te trekken én door te laten stromen.
Bij Doorstep geloven we dat je als recruiter de regie moet hebben over je eigen funnel. Want alleen dan kan je bouwen aan een proces dat werkt: voor jou én voor je kandidaten.
Klaar om jouw sollicitatieproces eindelijk écht te analyseren?
Boek je videocall van ’15 met Bob
- Kort maar krachtig kennismaken
- Snel antwoord op al je vragen
- Beoordeel zelf of Doorstep iets voor jou is
Gelijkaardige artikels
Stage lopen, de reden dat ik door-step
Mijn job opgezegd voor een stage bij Doorstep? Ja, zo ongeveer wel ja! Lees verder Werken bij Doorstep 
Recruitment Marketing termen, wat is wat?
Recruitment Marketing brengt heel wat nieuwe termen met zich mee. Op deze pagina leggen we de belangrijkste voor je uit Lees verder Recruitment campagne, Jobsite 
Zoekresultaten in tijden van AI: hoe zichtbaar blijf jij als werkgever?
AI verandert hoe vacatures verschijnen in Google. Leer hoe jij als HR of recruiter zichtbaar blijft in AI-overviews, met praktische tips en voorbeelden. Lees verder Jobsite Alle blogposts bekijken